За танд эмэйл уншиж бичих боломж олгодог email client программ байлаа гэхэд, тэр программ чинь ямар нэгэн email server-т холбогдох хэрэгтэй болно. (харин Hotmail, Yahoo гэх мэт vнэгvй вэб эмэйл vйлчилгээнvvд бол цаад компанийхаа серверийг хэрэглэж байгаа гэсэн vг). Интернэтэд холбогдсон компъютерт тусгай программ хангамжыг суулгаад server болгон ашиглаж болно. Ингэвэл бусад хvмvvс энэ компъютер луу хандаж ямар нэгэн мэдээлэл авах боломжтой болно.

Эмэйл сервер бол эмэйл шуудангуудыг бусад үйлчлэгч эсвэл өөр серверүүдийн хооронд дамжуулах болон хадгалах ажиллагааг хэрэгжүүлж ажлын голыг нугалдаг. Мэйл сервер нь хадгалах зай болон хэрэглэгчийн шуудандаа хандах дүрмийг тодорхойлох мөн хэрэглэгчдийн жагсаалт бас холболтын модулиудаас тогтдог.

Хадгалах зай нь дотоод хэрэглэгчдийн шууданг хадгалах бөгөөд шуудангуудыг бусад газруудруу дамжуулан өнгөрүүлэх ба тэдгээрийг түр зуур хадгалах үйлчилгээтэй. Энэ нь ихэвчлэн энгийн өгөгдлийн сангийн мэдээлэл байдаг. Бүртгэгдсэн хэрэглэгчдийн илгээх гэж байгаа шуудангуудыг аюултай эсвэл сэжигтэй гэж үзвэл серверийн эзэмшигч нь явуулах эсэхийг нь шийдэж болно. Жишээ ямар нэгэн хэрэглэгч нь тусгай хаягт болон компанид шуудан илгээж болох эсэхийг шийдэж болно.

Хэрэглэгчдийн жагсаалт нь эмэйл серверийн өгөгдлийн санд бүртгэлтэй байгаа хэрэглэгчдийн байрлал болон хоорондын холболтыг хангадаг.

Холболтын модуль нь шуудан зөв дамжигдсан баталгаа болон бусад эмэйл үйлчлэгчид болон серверүүдийн хоорондын холболтыг хангах харилцааг зохицуулдаг.

Эмэйл серверийн гол шаардлага нь программ, модулиудыг суулгаж ашиглахад амар байх явдал байдаг. Хэрэглэгчид заримдээ эмэйл серверийн зохион байгуулагчруу тэдгээрийн хэрэглэгчийн жагсаалтанд бүртгэлтэй хэрнээ дээрх үйлчилгээг дэмжихгүй байна хэмээн гомдолдог. Ихэнх мэйл серверүүд нь гаднаас хэвийн үйл ажиллагааг нь хангахад зориулагдан тохируулагдсан байдаг. Энэ нь заримдаа шуудан илгээх болон бусад зарим үйл ажиллгаанд саад болох эсвэл ийм байдал үүсч болзошгүй нөхцлийг урьдаас тогтоосон байдаг.

Ихэнх эмэйлийн хувьд хэрэглэгчид төдийлэн мэдээд байдаггүй зүйл бол эмэйлийг хэрхэн дамжуулж байгаа болон түүн дээр ажиллаж байгаа протоколууд юм. Мөн зарим хэрэглэгчид эмэйлийг хаана хадгалагдаж байдаг талаар муухан төсөөлөлтэй байдгаас эмэйл нь байнга л байж байдаг зүйл мэт санадаг. SMTP, POP3 болон IMAP протоколууд нь маш нарийн ажиллагаатай учраас э-мэйл шуудангийнхаа толгойн хэсэгт дараах хэд хэдэн чухал шаардлагатай мэдээллийг агуулж дамжуулдаг.

· Server IP – Серверийн IP хаяг

· Client IP – Харилцагчийн IP хаяг

· Server Port – Серверийн портын дугаар

· Client Port – Харилцагчийн портын дугаар

· E-mail protocol ID – Эмэйл протоколын дугаар

· E-mail Sender – Эмэйл илгээгч

· E-mail Recipient List – Эмэйл хүлээн авагчын жагсаалт

· Total Recipient Count – Нийт хүлээн авагчын тоо

· Message ID – Шуудангийн дугаар

· Status – Төлөв байдал